¿Por qué gestionar mi hotel desde la nube? (Parte 2)

¿Por qué gestionar mi hotel desde la nube? (Parte 2)
11 Apr 2016

Como bien lo vimos en nuestro artículo de la semana pasada, un PMS (Property Management System) en la nube, junto con la ayuda de nuestro CM (Channel Manager), nos ayudará a gestionar de manera sincronizada todos nuestros canales de reservas. Esto no quiere decir que sólo un PMS en la nube ofrece conexiones a CM, pero si ofrece una mayor variedad y flexibilidad de conexión que un PMS Legacy.

Pero ésta no es la única ventaja. Un PMS en la nube nos va a permitir acceder a nuestros datos desde cualquier dispositivo en cualquier momento que lo necesitemos. Es decir, no se necesita estar en recepción para realizar una reserva y no se necesita estar en la oficina para acceder a los datos del hotel y estar actualizados. Aunque debo admitir que esta ya no es una gran característica para varios hoteles ya que, un PMS en la nube, comienza a ser una herramienta indispensable haciendo que el fácil y rápido acceso sea algo tan normal y cotidiano.

Por lo tanto mencionaré los puntos claves que un PMS como mínimo debería de ofrecer, pero iré más a fondo mencionando sobre las características que sólo un buen sistema de gestión ofrece.

  1. Facilidad de uso

Es importante tener en cuenta que la formación siempre es indispensable al adquirir cualquier sistema, pero por otra parte, también es importante que el sistema, en este caso el PMS, sea dinámico y fácil de usar para que nuestro personal aprenda a manejarlo rápido y sin problemas.

  1. Flexibilidad

Actualmente el PMS nos debe de ofrecer la flexibiliidad para configurar y adaptar el sistema a las necesidades y características de nuestra propiedad, sin importar si ésta es un hotel, hostal, apartamentos o casa rural.

  1. Asequible

A diferencia de un PMS Legacy, el PMS en la nube no requiere de una elevada inversión de capital. Realmente una de las grandes características de estos sistemas es el precio asequible. Su bajo costo de configuración y sus bajas cuotas mensuales hacen que el sistema esté a alcance de todos. Además la mayoría están totalmente exentos de costos relacionados con actualizaciones y/o mantenimiento.

Aunque el precio puede variar entre PMS es importante que siempre comparemos el precio con las herramientas que ofrece. Hay sistemas muy baratos pero que no ofrecen ni la mitad que un PMS, hoy en día, debería de ofrecer.  

Características que sólo un buen sistema PMS tiene

  1. Flexibilidad (tipología de unidades)

Actualmente un PMS permite configurar un hotel, hostal o apartamentos, pero un buen PMS, que son pocos, permite configurar y gestionar dos o más tipo de propiedades independientemente de la tipología de sus unidades. Es decir, si una misma propiedad alquila camas, habitaciones y salas de conferencia, un buen PMS debería permitirle al propietarios la posibilidad de gestionar todas sus unidades desde la misma plataforma sin necesidad de tener dos o más cuentas por separado.

  1. Documentos personalizados

Parte del éxito de cualquier propiedad turística se adquiere al ofrece un servicio personalizado a los huéspedes y es nuestro PMS el que nos debería ayudar a hacerlo. Un buen PMS ofrece la facilidad de crear y personalizar diferentes plantillas para correos electrónicos, facturas, formas de registro, ofertas, recibos, etc., y además tenerlas en diferentes idiomas a la vez. De esta manera el huésped recibirá toda la documentación, desde la confirmación hasta la factura en su propio idioma.

  1. Multi Propiedad

Aunque no todos los hoteleros requieren de esta característica, para algunos es indispensable el gestionar desde una misma plataforma dos o más propiedades, ya que de esta manera les ayuda a optimizar los procesos y tener todo más organizado. Esta característica un buen PMS lo puede cubrir.

  1. Reportes

Es indispensable para todo propietario tener a la mano reportes que le den un resumen de números para temas como ocupación, turismo y finanzas. Además reportes especiales para cada país, como en el caso de España, el reporte policial. Tener estos reportes disponibles en archivos Excel o csv para fácilmente utilizarlos en programas, por ejemplo programas de  contabilidad que es un valor agregado que sólo un buen PMS nos puede dar.   

Como se podrán dar cuenta actualmente un PMS es tan completo que difícilmente un hotel sin importar el tamaño obtendrá un valor agregado al utilizarlo. Las nuevas herramientas y facilidades que un sistema en la nube nos ofrecen son inmensas y actualmente indispensables para estar al día y competir con los grandes.

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